Als je me een beetje kent, weet je dat ik een echte actionista ben. En een lange tijd dacht ik dat multitasken dé manier was. Zoveel mogelijk klusjes afwerken en het liefst ook zoveel mogelijk TEGELIJK. Die to-do lijst afvinken! Dat voelt lekker productief, ideaal, toch? Maar helaas, ik merkte dat ik op het eind van de dag eigenlijk net niks had gedaan. Dat rijtje to-do’s stond voor een groot gedeelte nog net zo mooi te shinen op mijn lijstje als toen ik begon. Wat bleek… multitasken is helemaal niet de beste methode om meer gedaan te krijgen in minder tijd. Door te multitasken ben je juist 50% langer met een taak bezig! Say what?! Maar wat dan wel?

BATCHEN!

Mijn tip: batch je activiteiten! Bij batching bundel je activiteiten. Je kiest heel specifiek de ‘to-do’s’ uit die qua werkzaamheden op elkaar lijken en je gaat je voor een bepaalde tijd, bijvoorbeeld een aantal uren of zelfs dagen, hierop focussen zodat je lekker in dat ritme zit. Dat betekent dus dat je niet heen en weer gaat tussen verschillende soorten activiteiten. Mijn to-do lijstjes zijn daardoor ook van 10 to-do’s naar 1, 2 en heel soms 3 to-do’s gegaan per dag. Niet dat ik minder doe, ik doe juist meer van hetzelfde, in één keer!

Zo doe ik het

Ik vind het batchen van activiteiten bijvoorbeeld erg handig bij het maken van mijn content of social posts. Wanneer ik één social post schrijf, kan dit soms best lang duren. Terwijl ik gaandeweg het schrijven soms ineens de beste ideeën krijg voor een volgende post. En nog één. En nog één! Dan is het veel handiger om meteen die andere posts ook alvast uit te schrijven. Dat scheelt me een hoop tijd voor de aankomende week. Stel je eens voor dat je de verdere week helemaal niet na hoeft te denken over het schrijven van je nieuwe posts. Klinkt als een perfecte wereld, toch? Want juist wanneer die inspiratie MOET komen, blijft die cursor vaak angstvallig knipperen op dezelfde plek…

Ook wanneer ik fotocontent maak is batchen een no-brainer. Ik besteed liever eens in de 3 maanden een dag aan foto’s maken dan elke week een uurtje… of twee… of drie. Voorbereiding, kleding kiezen, haar en make-up doen, alles klaarzetten, foto’s importeren, selectie maken, bewerken en dan vergeet ik vast nog al die kleine dingetjes die erbij komen kijken. Ga maar na hoeveel tijd dit kost als je dit elke keer weer opnieuw moet doen! Zo gaat het ook bij kleinere taken als administratie doen, teksten schrijven, podcast opnemen, mail/DM checken en ga zo maar even door. We weten allemaal hoeveel ballen je in de lucht hebt te houden als ondernemer (you love it or you hate it).

Waarom werkt batchen zo goed?

Elke keer wanneer je wisselt van activiteit kost dit tijd. Je moet nieuwe programma’s opstarten, je andere spullen erbij pakken, misschien nog het één en ander klaarzetten of voorbereiden. En daarnaast heb je vaak even de tijd nodig om in de flow van een activiteit te komen. Wissel je steeds van activiteit dan moet je dus ook steeds weer opnieuw die flow vinden. Veel efficiënter dus om gewoon bij één activiteit te blijven voor een langere tijd.

Vind jouw manier

Er zijn verschillende manieren om te batchen. Je kunt bijvoorbeeld aan de verschillende dagen thema’s koppelen. Zo kan de maandag bijvoorbeeld je vaste dag voor het schrijven van content worden en vrijdag je vaste dag voor het uitwerken van projecten. Dit kun je ook per dagdeel doen. Extra handig is om hierbij gebruik te maken van je natuurlijke ritme. Zit je vol inspiratie in het begin van de week? Plan dan de activiteiten waarbij je die inspiratie kunt gebruiken. Zo vind ik het fijn om in de ochtenden (Hallo ochtendmens!) of in de avonden content te schrijven. De ochtend en de avonden zijn echt de momenten voor mijn focusuurtjes. Dat hoef ik in de middag niet te proberen. Dan mis ik focus en inspiratie. Slim om dan juist calls in te plannen, daar krijg ik energie van.

Overzicht en superfocus

In plaats van elke dag een post te schrijven, een blog online te zetten, een nieuwe foto te maken, je mail de hele dag door te beantwoorden, nieuwe klanten benaderen en oja, te brainstormen over je nieuwe aanbod (je zou het bijna vergeten), kun je je vandaag ook vol focussen op ALLEEN het vormgeven en bedenken van dat nieuwe aanbod wat je wilt gaan lanceren. Want de rest heb je eerder al gedaan. Klinkt meteen een stuk overzichtelijker, vind je niet? Je hebt ook een veel betere focus omdat je aan al die andere dingen niet meer aandacht hoeft te besteden. Je hoeft sommige taken dus maar 1 keer per maand te doen, in plaats van iedere week of zelfs dag opnieuw!

Let’s go

Waar wacht jij nog op? Aan de slag! Probeer het eens een maand. Batch je activiteiten en bekijk hoeveel tijdswinst het je oplevert. Welke activiteiten ga jij batchen?