Wij ladybosses hebben vaak veel te doen, vaak te veel. Je begint de dag met een to-do-list en die lijkt aan het eind van de dag alleen maar langer te zijn geworden. Hoe kan dat nou? Misschien wordt het tijd voor een not-to-do-list. Wait whut?? Ja, een not-to-do-list, een lijst met dingen die je NIET moet doen. Want ik garandeer je, het gaat je helpen om meer werk te verzetten.

Meestal willen we meer doen in minder tijd. Maar wat nou als we dat eens omdraaien, zodat we minder gaan doen in meer tijd. Maak eens een lijstje met dingen die je NIET moet gaan doen, zodat je meer tijd overhoudt voor de dingen die echt bijdragen aan jouw bedrijf. Maar wat moet er dan op die not-to-do-list komen te staan, zul je je misschien afvragen? Ik help je even op weg!

#1 – Stop met eindeloos scrollen op je telefoon

Dit is zo een waarvan je wist dat ‘ie ging komen. En ja, hier is ‘ie! Stop met eindeloos scrollen op je telefoon. Kijk eens in je telefoon naar de schermtijd (per app). Schrik niet (of juist wel), want waarschijnlijk is jouw schermtijd veel hoger dan jij had gedacht. Verminder die schermtijd eens en gebruik die kostbare tijd om écht werk te verzetten in plaats van doelloos rond te scrollen op Instagram. Met hoofdletters komt deze bovenaan je not-to-do-list te staan.

#2 – Overal ‘Ja’ op zeggen

Wij zijn snel geneigd om overal ‘ja’ op te zeggen. We zijn ook maar mensen. We willen anderen blij maken, we willen aan verwachtingen voldoen, we willen er voor de ander zijn, we willen de ander vooral niet teleurstellen en zo kan ik nog wel even doorgaan. Maar wanneer je ‘ja’ zegt op het verzoek van een ander (een koffietje hier, iemand helpen met een probleempje, een project dat niet helemaal bij je past), zeg je ‘nee’ tegen iets anders. En dat zou maar zo eens jouw grote droom kunnen zijn. Wees kritisch waar je ‘ja’ op zegt. Past dat bij de richting waar je heen wilt? Is dat tegen de mensen met wie je om wilt gaan? En onthoud wanneer je ‘nee’ zegt, zeg je ‘ja’ tegen jezelf en je eigen dromen.

#3 – Multitasken

Nee, ook wij vrouwen kunnen niet multitasken. Ik dacht ook dat ik goed was in multitasken. Tot ik erachter kwam dat ik eigenlijk net niks af kreeg op een dag. Dus zet mulitasken maar op de not-to-do-list. Wat meer oplevert? Je werk “batchen”. Ik geef er hier uitleg over.

#4 – Je telefoon opnemen en berichtjes beantwoorden, altijd en meteen

Hey you ladyboss, jij bent vast gehecht aan je telefoon. Je wordt regelmatig gebeld, klanten sturen je berichtjes, misschien heb je zelfs je mail op je telefoon of je notificaties altijd aan staan. Ik begrijp het, het is verleidelijk om meteen te willen reageren. Ik maak me er zelf ook nog te vaak schuldig aan. Maar beter is het om het ‘meteen reageren’ op je not-to-do-lijstje te zetten. Plan elke dag één of twee momenten in waarop je op alle berichten reageert en je houdt meer tijd over voor andere zaken.

#5 – Je mail bekijken als eerste activiteit in de ochtend

Nog zo een die zo verleidelijk is… meteen in de ochtend je mail openen. Mail heeft de vervelende eigenschap dat het je afleidt van je werk. Door mails krijg je vaak ineens een hele andere to-do-list dan je zelf voor ogen had. Dus de gouden tip: open je mail niet direct in de ochtend, maar doe eerst één van je belangrijkste to-do’s van je lijstje. Je mail kan heus wel wachten tot 10 of 11 uur. En dan heb je in ieder geval al het belangrijkste van de dag gedaan voordat je planning in het water valt.

#6 – Dingen die om aandacht schreeuwen

Oké, let op, dit is één om je aandacht even bij te houden. Je hebt belangrijke dingen die urgent zijn (zet die vooral WEL op je to-do-list) (1), je hebt belangrijke dingen die niet urgent zijn (2), je hebt urgente dingen die niet belangrijk zijn (3) en je hebt niet belangrijke dingen die ook niet urgent zijn (4). Volg je me nog? Lees die zin anders gewoon nog een keer (deed ik ook toen ik dit schreef). Probeer je activiteiten in één van deze vier categorieën in te delen. Categorie 1 zijn de activiteiten die direct op je to-do-list moeten komen te staan. Categorie 2 zijn de dingen die je moet gaan plannen en prioriteit moet gaan maken. Categorie 3 kun je het beste delegeren, automatiseren of optimaliseren. En de dingen uit die laatste categorie, niet belangrijk en niet urgent, dat noemen we ook wel ‘onzin’ of afleiding. En deze moeten A-B-S-O-L-U-U-T op je not-to-do-list.

#7 – Afspraken inplannen zonder eindtijd

Wil je meer gedaan krijgen in een dag, houd dan de controle over je eigen planning. Eén makkelijke, duidelijke en vooral effectieve regel is: plan geen afspraken in zonder eindtijd. Op de een of andere manier lopen afspraken A-L-T-I-J-D uit. Bij mij dan. Wanneer ik geen eindtijd plan voor mijn afspraak, kan ‘ie gemakkelijk dubbel zo lang duren. Herkenbaar? Plan een eindtijd vooraf. Vind je het lastig om je aan die eindtijd te houden, zeg dan aan het begin van de afspraak dat je tot X-uur hebt en dat je daarna een andere afspraak hebt (met jezelf 😊).

Kun jij ook wel een not-to-do-list gebruiken?